Zoals aangegeven, heeft in de AVG de betrokkene verschillende rechten, zoals het recht op inzage, verbetering en verwijdering van de persoonsgegevens van betrokkene. Aan een dergelijk verzoek moet binnen een maand worden voldaan. Daarom is het goed om vooraf na te denken hoe u hieraan kunt voldoen, en dit ook bij de personen die hiervoor benaderd kunnen worden (secretariaat, klantenservice etc.) bekend te maken.

Verifieer de identiteit van de aanvrager

Allereerst is het natuurlijk van het grootste belang om vast te stellen of de aanvrager ook daadwerkelijk degene is die hij/zij beweert te zijn. Als iemand ter plekke aanwezig is, is dat natuurlijk vrij eenvoudig vast te stellen aan de hand van een geldig identiteitsbewijs. Maar meestal zal de betrokkene een dergelijk verzoek telefonisch of schriftelijk indienen. U kunt in zo’n geval de aanvrager natuurlijk vragen om een kopie van een identiteitsbewijs op te sturen, maar heel betrouwbaar is dit niet. Er is namelijk tegenwoordig vrij gemakkelijk aan een nep identiteitsbewijs te komen via internet.

Het beste kunt u contact opnemen met de aanvrager op basis van de gegevens die bij u bekend zijn. Dus als u over een telefoonnummer van de aanvrager beschikt, kunt u deze daarop terugbellen. Heeft u alleen adresgegevens dan kunt u een brief sturen met de vraag of de aanvraag klopt. U kunt dit uiteraard ook naar een bij u bekend e-mailadres sturen.

Verzoek om inzage honoreren

Als gebleken is dat de aanvrager daadwerkelijk is wie hij/zij zegt te zijn, dan is de volgende stap het tegemoet komen aan het verzoek. Mede afhankelijk van uw eigen mogelijkheden kunt u de aanvrager vragen om langs te komen, of u kunt de gegevens naar de aanvrager opsturen. De eerste optie is de veiligste, maar niet altijd makkelijk te verwezenlijken. In het tweede geval kunt het beste de gegevens naar het huisadres van de aanvrager sturen. Het digitaal versturen van deze gegevens vereist dat de verzending voldoende beveiligd moet zijn (bijvoorbeeld via een beveiligde FTP-verbinding of via een speciaal hiervoor ingerichte omgeving in Sharepoint). Dit is voor de kleinere organisaties vaak te kostbaar en ingewikkeld.

Op een zelfde manier kan ook omgegaan worden met verzoeken tot wijziging of verwijdering.

Wees voorbereid

Zowel het vaststellen van de identiteit als het veilig verzenden van gegevens kost tijd. Zorg er daarom voor dat u hier vooraf over nadenkt, en passende oplossingen bedenkt. Daarnaast is het van belang dat iedereen binnen uw organisatie waar een dergelijk verzoek terechtkomt, weet hoe hiermee om te gaan, c.q. door wie een dergelijk verzoek binnen de organisatie afgehandeld dient te worden.

Bent u nog niet klaar voor de AVG? Bestel dan snel ons doehetzelf-pakket: functioneel, praktisch en betaalbaar